أسوأ عيوب المديرين إدارتهم لأعمالهم من مكاتبهم فقط

عيوب المديرين في الإدارة

لعل من
أسوأ عيوب المديرين إدارتهم لأعمالهم من مكاتبهم فقط، والاعتماد على
التقارير التي ترفع إليهم عن سير العمل، بل وإطلاق الثقة في هذه التقارير،
واعتمادها كمصدر وحيد عند اتخاذ القرارات، فيدير المدير إدارته من برج
عاجي يسمى حجرة مكتب المدير العام، وإذا رفعت شكوى أو ملاحظة بغير ما يعلم
عن مؤسسته اتهم قائلها بالبعد عن الحقيقة، بل وأحيانا يتهم القائل بأنه
مغرض، وأحياناً يسفه رأيه، ويضع على الناصح له دوائر حمراء، ولا يدري أن
العيب فيه هو وليس في الناصح له، وهو لا يفكر مطلقاً في النزول إلى مواقع
العمل ليرى كل شيء على طبيعته.

ويحدث لا محالة انفصال
تام بين الإدارة من ناحية وبين العمل والمرؤوسين من ناحية أخرى، ولا يكتشف
المدير تلك المشكلة الكبيرة إلا بعد وقوع كارثة يكون المدير أكبر
ضحاياها، ولذا وجب على كل مدير أن ينتبه إلى ذلك الخلل في إدارته قبل وقوع
الكارثة.

وهذا الكتاب ينبه
المديرين إلى ذلك الخلل، والكتاب بعنوان "جمبا كايزون" وهما كلمتان
يابانيتان، و'جامبا' هي إدارة المكان وهي تعني أن الإدارة تكون في الموقع
الفعلي للأحداث، ولا تنفصل عنه، و'كايزون' هي إدارة الزمان وهي تعني
التطوير المستمر للعمل لتخفيض التكاليف، ورفع الإنتاجية.

وهذا الأسلوب الياباني يتلخص في عدة نقاط أساسية:

أولاً:
إذا حدثت مشكلة فانزل فوراً إلى موقع الحدث، فتواجدك السريع في موقع
الحدث أو المشكلة يقضي على 50% منها؛ لأن المدير الناجح بيده كل مفاتيح
الحسم، فينبغي ألا يغيب عن موقع الحدث، وإياك أن تعتمد على التقارير؛
لأنها عادة ما تكون متحيزة إلى أحد وجهتي النظر، وإذا اعتمدت عليها وحدها
فلن تأخذ قراراً إلا لتأييد وجهة النظر الموجودة في التقارير، أما وجهة
النظر الأخرى والتي قد تكون هي الأصوب فلن تتفهمها أو تقتنع بها لأنك من
الأصل لم تسمعها.

وانظر كيف كان يتعامل
رسول الله - صلى الله عليه وسلم - مع أصحابه في حل المشاكل: كان دائماً في
موقع كل الأحداث يعيش مع أصحابه كل مشكلاتهم، ويتدخل في حل المشكلة
بسرعة، فذات يوم حدث خلاف بين أبي ذر الغفاري - وكان حديث عهد بالإسلام -
وبين بلال بن رباح؛ فقال أبو ذر - رضي الله عنه - لبلال: يا ابن السوداء،
ولك أن تتخيل لو أن هذه المشكلة تركت ليوم واحد فقط في مجتمع عربي يأبى
الذل والخنوع ربما حدثت مشكلة لن يستطيع أحد أن يحلها، ولكن الرسول - عليه
الصلاة والسلام - تدخل سريعاً، وقال لأبي ذر: ((إنك امرؤ فيك جاهلية))،
وهنا يشعر أبو ذر بالخطأ، ويهدأ بلال لأن القيادة أحيطت علماً وهو يثق في
قيادته بأنها تستطيع أن ترد له حقه، وبالفعل يشعر أبو ذر بالندم، ويضع خده
على الأرض، ويطلب من بلال - رضي الله عنه - أن يطأ بقدمه على خده، ويصفح
عنه، لكن بلالاً يرفض، ويرفع أخاه ويقبله.

إننا لا ننكر حسن أخلاقهم - رضي الله عنهم - أجمعين، لكن شاهدنا هنا هو تواجد القيادة السريع في موقع الحدث.

وحدث آخر: كان رسول الله - صلى الله عليه وسلم - بعيداً عنه، ثم سمع به؛ فانظر ماذا فعل - عليه الصلاة والسلام -؟

يذهب رجلان إلى بئر لسقي
الماء كعادتهم كل يوم؛ جهجهاه الغفاري وهو مولى لعمر بن الخطاب أي هو من
المهاجرين، ووبر بن سنان من الأنصار، وأدلى كل منهما دلوه في الماء،
فاشتبكا كل منهما يريد أن ينزع دلوه أولاً، وكما رأيت إنها مشكلة بسيطة
جداً ولا تحتاج إلى تدخل، لكن انتظر ولا تتعجل، اشتبك الرجلان - وهذا من
نزغ الشيطان -، ولطم كل منهما الآخر، فتصايحا فقال المهاجري: يا
للمهاجرين. وقال الأنصاري: يا للأنصار، فجاء المهاجرون ينتصرون للمهاجري
الذي ضُرب، وجاء الأنصار لنصرة الأنصاري الذي ضُرب، كل يرى أن صاحبه هو
صاحب الحق، وهنا تضخمت المشكلة، فالمهاجرون والأنصار يرفعون السيوف لا
لقتال عدو لكن لقتال بعضهم بعضاً، ويسمع بتصايحهم النبي - صلى الله عليه
وسلم - فماذا يفعل؟

يذهب مسرعاً إليهم في
مكان اجتماعهم، وهو في الطريق يسمع المنافق عبد الله بن أبي بن سلول يقول:
أوَقد فعلوها، لقد نافرونا وكاثرونا، إنما مثلنا ومثلهم ما قال الأول:
سمِّن كلبك يأكلك، وفهم الرسول - صلى الله عليه وسلم - أنه وصحابته
المهاجرون هم المقصودون بهذا السباب لكنه لم يتوقف، ووصل إلى المهاجرين
والأنصار في سرعة بالغة قبل أن يحدث شيء بينهم، ووقف بينهم قائلاً: (الله
الله، أبدعوى الجاهلية وأنا بين أظهركم؟ دعوها فإنها منتنة)، فعاد الصحابة
إلى رشدهم، وعلموا أن الشيطان ينزغ بينهم.

لم ينتظر رسول الله -
عليه الصلاة والسلام - أن يُرفع إليه تقرير عن المشكلة، وأن يشكل لجنة
تفحص المشكلة، ثم...، ثم...، ثم...، وأيضاً لم يتوقف للسباب الذي سمعه، بل
مضي في طريقه لاجتثاث جذور المشكلة قبل نموها واستفحالها.

ثانياً: قسم عملك إلى أربعة مراحل:

1- خطط.

2- طبق.

3- راجع.

4- طور.

* هذه هي دورة أي عمل ناجح:

1ـ تخطيط: أي وضع
القواعد التي يتعامل بها العاملون مع المشكلات، ووضع حلول لها، ووضع
العوامل التي تذلل العقبات من طريق العمل من أجل الوصول إلى الهدف المنشود
مهما قل أو عظم ذلك الهدف لابد من مرحلة التخطيط له.

2ـ تطبيق: وفيه تنزل
الخطة والأهداف للمرؤوسين لتنفيذها بدقة بالغة حسب المتفق عليه، ولا يسمح
بالاجتهاد إلا في الأمور التي يصح فيها الاجتهاد الشخصي كالأمور البسيطة
التي لم ترد في الخطة.

3ـ مراجعة ومراقبة
التنفيذ: فلا يكتفي المدير بوضع الخطط والأمر بتنفيذها فقط، ثم الاعتماد
بعد ذلك على التقارير المتدفقة عليه التي تخبره بأن العمل يسير وفق الخطة
الموضوعة - وأن كله تمام -؛ كلا بل يجب عليه أن يتابع سير العمل هل يسير
حسب الخطة الموضوعة أم لا؟ ورحم الله عمر بن الخطاب حين قال لمن حوله من
أصحاب النبي - صلى الله عليه وسلم - ذات يوم في خلافته - رضي الله عنه -:
"أرأيتم لو تخيرت أفضلكم ووليته على عمل، ثم أمرته ونهيته أكنت أديت ما
عليَّ؟ قالوا: نعم، قال: لا، حتى أنظر في أمره أأدى ما أمرته به، وانتهى
عما نهيته عنه؛ أم لا"، هذه هي المراجعة والمراقبة، فلا يكفي وضع خطة
جيدة، ولا الأمر بتنفيذها فقط، بل يجب المراجعة للتأكد من سير العمل وفق
ما خطط له، فما أكثر الخطط الجيدة التي وضعت ثم ذهبت أدراج الرياح لأن من
وضعوها وأمروا بتنفيذها اكتفوا بالمقاعد الوثيرة، ولم يكلفوا أنفسهم عناء
المتابعة، ففشلت الخطط العظيمة، فكان أصحابها الذين أمضوا الليالي الطوال
في إعدادها هم أول من دق مسماراً في نعشها بعدم متابعتهم لها.

4ـ بعد المراقبة
والمراجعة والتقييم للخطة تأتي مرحلة التطوير لكي تستفيد أنت أولاً من
أخطاء الخطة السابقة، فتعمل على تجنبها، فلابد من الاستفادة من الأخطاء.

* ثمان وصايا لتطبيق "جامبا كايزون":

1ـ إذا عرض عليك اقتراح
جديد لا تنظر إلى من قدمه ولكن انظر دائماً إلى جدوى الاقتراح، وفكر
دائماً في 'كيف' تنفذ الاقتراح الجديد الجيد، وليس في 'لماذا' لا تنفذه،
فربما يصلك اقتراح جيد من عامل صغير بسيط فلا تتكبر.

فقد وقف رسولنا - عليه
الصلاة والسلام - يوم بدر على عين ماء، وعسكر بجيشه؛ فجاءه جندي بسيط اسمه
الحباب بن المنذر - رضي الله عنه -، فقال له: يا رسول الله أهذا منزل
أنزلكه الله أم هو الرأي والحرب والمكيدة؟ قال: (( بل هو الرأي والحرب
والمكيدة))، فقال الحباب: ليس هذا بمنزل، الرأي عندي أن ننزل بأدنى ماء من
بدر، ونغور ما وراءها من الماء.

فقال - عليه الصلاة والسلام -: ((أشرت بالرأي))، وتحول إلى الموضع الذي ذكره الحباب.

2ـ كن طموحاً دائماً،
واطمع في المزيد، فليس بعد التمام إلا النقصان، فإذا رضيت عن مستوى العمل
الذي تعمل به أنت وأعوانك هبط المستوى بعد ذلك، وكن تواقاً إلى ما هو أفضل
من ذلك، ولذا لا تقبل مبررات انخفاض الإنتاجية من أعوانك، فهي ليست
ثابتة، ولا يجب أن تكون كذلك يقول عمر بن عبد العزيز - رضي الله عنه -:
"ما تاقت نفسي إلى شيء ثم نلته إلا وتاقت إلى ما هو أفضل منه، تاقت إلى
إمارة المدينة المنورة فلما وليتها تاقت نفسي إلى الخلافة، فلما نلتها
تاقت نفسي إلى الجنة، وأسأل الله أن أنالها".

3ـ لا تبحث عن الكمال في
الاقتراح الجديد فالكمال لله وحده، فقط نفذه ولو بنسبة نجاح 50%، فليس
هناك اقتراح به نسبة نجاح 100%، والعبرة كما قلنا بكيفية التخطيط له، ثم
التنفيذ الدقيق، ثم المراقبة والمراجعة والتقييم ساعتها ربما تجد أن نسبة
النجاح قد ارتفعت كثيراً.

4ـ صحح الأخطاء فور
وقوعها، ولا تتركها فتستفحل ثم تستعصي على الحل والتصحيح، والإنسان أسير
العادات، فربما نشأ جيل كامل من العمال والمعاونين على خطأ ولا يستطيعون
تغييره الآن قد تركه مدير سابق كان يقدر على تغييره بكلمة أو بإشارة.

لا تجعل من تطبيقك لنظام
'كايزن' سبباً في زيادة التكاليف، وزيادة الإداريات والروتينيات؛ إذ تكمن
كفاءة 'كايزن' في تقليل الروتينيات، فلا تجعلها تتقلب إلى نقيضها كما
يحدث لأغلب الممارسات الإدارية.

6ـ تخلص من الجمود
الفكري بشأن: 'أننا يجب أن نفعل ذلك، بهذه الطريقة فقط' بل يجب عليك أن
توجد قدراً من الحرية في ممارسة أسلوب العمل، ولكن بما لا يخرج عن الخطة
الموضوعة.

7ـ كن يقظاً، فليست كل
شكوى كيدية، وليس كل اعتراض على أمر نوعاً من التمرد يجب عليك قمعه، كلا
حاول التحقيق في أمر الشكاوى وخاصة عند تكرارها من عمل معين، أو مكان
معين، أو شخص معين؛ حتى يمكنك تطوير عملك والقضاء على مشاكله، فربما قضيت
على المشكلة قبل أن تحدث وهذا قمة النجاح، كما كان يفعل عمر بن الخطاب -
رضي الله عنه - حين قطع الشجرة، وحين عزل خالداً رضي الله عنه؛ كان يشعر
بالمشكلة قبل أن تحدث فيقطع ماء الحياة عنها - رحمه الله - ورضي عنه.

8ـ أمامك مسئوليتان:
مسئوليتك عن الأفراد، ومسئوليتك عن العمل، فلا تجعل حبك للإنجاز يطغى على
مسئوليتك عن الأفراد فتهلكهم أو تفقدهم، ولا تجعل اهتمامك بالأفراد يطغى
على العمل فيفسد العمل ويسوء، فتفشل في إدارتك للعمل، ولهذا بحث خاص إن
شاء الله

منقول

» من إنجازات أحمد شفيق في وزارة الطيران المدني .. مصر للطيران تاسع أسوأ خطوط جوية في العالم